La seguridad en la gestión documental se ha vuelto esencial para las empresas, especialmente en un entorno donde la digitalización y el acceso remoto a la información son la norma. La tecnología clave para llevar a cabo una gestión documental eficiente es emplear un DMS (Document Management System), una herramienta que no solo organiza, sino que también protege la información crítica. La implementación de un software de este tipo como el de Exact ayuda a centralizar y gestionar documentos de forma segura, optimizando tanto el acceso como el flujo de información dentro
de la empresa.
Este software DMS de Exact permite que las empresas almacenen y administren todos sus documentos en una ubicación central, facilitando el acceso autorizado y garantizando que solo las personas adecuadas puedan acceder a los archivos sensibles. Esta característica de seguridad reduce significativamente los riesgos de pérdida de información o accesos no autorizados, lo cual es fundamental en sectores donde la confidencialidad es crucial, como la salud, la banca o el sector legal, entre otros.
Beneficios de la seguridad en un DMS
La seguridad en la gestión documental no solo se limita al almacenamiento seguro de los documentos. El software DMS cuenta con controles de acceso, cifrado de datos y opciones de autenticación avanzada que aseguran que solo usuarios autorizados puedan ver o editar documentos. Estas herramientas de seguridad reducen el riesgo de fraudes o filtraciones de información, protegiendo la integridad de los documentos en cada fase de su ciclo de vida.
Además, proporciona un historial detallado de cada documento, lo cual permite a las empresas rastrear cambios y verificar quién realizó una modificación específica y cuándo ocurrió. Este nivel de trazabilidad ayuda a evitar errores y facilita auditorías internas y externas, promoviendo una mayor transparencia en la gestión documental.
Automatización y control de procesos
El software DMS también automatiza los flujos de trabajo, lo cual no solo mejora la eficiencia, sino que refuerza la seguridad al establecer pasos y permisos específicos en el manejo de documentos. Por ejemplo, en el caso de una factura, el sistema puede programar un flujo en el cual solo personas asignadas tengan la capacidad de aprobar o editarla. Este control permite reducir errores humanos y aumenta la eficiencia de los procesos, ya que los documentos pasan automáticamente de un usuario a otro sin necesidad de intervención manual.
Otro aspecto destacado es la integración con herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permite digitalizar documentos físicos y convertirlos en archivos accesibles digitalmente. Esto facilita el acceso y almacenamiento de documentos, además de evitar errores que pueden ocurrir al ingresar datos manualmente.
Acceso remoto y movilidad
Con una aplicación móvil o acceso en la nube, los empleados pueden consultar contratos, facturas u otros archivos importantes de manera segura, sin importar su ubicación. Esta flexibilidad es crucial para agilizar los procesos de toma de decisiones y mantener la productividad, especialmente en equipos dispersos geográficamente.
La funcionalidad de acceso remoto en un software DMS también asegura que, incluso cuando los documentos se manejan fuera de la oficina, se mantenga un alto nivel de seguridad. Los archivos están protegidos mediante cifrado y requieren autenticación, evitando que la información sensible se vea comprometida.
Otros aspectos beneficiosos
Implementar un software DMS, como el de Exact, no solo contribuye a la seguridad, sino que también permite a las empresas reducir sus costos operativos. Al eliminar la necesidad de almacenar documentos en papel y reducir los procesos manuales, los gastos en almacenamiento y en administración de archivos disminuyen. Además, el tiempo que los empleados ahorran al poder acceder rápidamente a la información les permite enfocarse en tareas más estratégicas, mejorando la productividad general de la empresa.
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