El coronavirus está en España. No se trata ya de saber si va a afectar a tú negocio, sino cuándo empezará a hacerlo y cómo prepararte. Si no has definido planes de continuidad y resiliencia para asegurar que tu compañía puede enfrentarse a los impactos del coronavirus, todavía estás a tiempo de hacerlo.
A continuación, algunas recomendaciones básicas desde el Instituto de Continuidad de Negocio (Continuam) que pueden ayudarte y complementar las directrices y protocolos ya ofrecidos por el Ministerio de Sanidad:
- Identifica las actividades esenciales de la empresa que tienen que seguir operativas a toda costa. Evalúa si su interrupción puede ser crítica e, incluso, dejar inoperativo o destruir tu negocio (si tienes planes de continuidad de negocio deberías tenerlas ya identificadas.)
- Mide el impacto y consecuencias del coronavirus sobre los volúmenes de venta de tu empresa y en productos/servicios- Si baja la previsión de volumen de venta o servicio, recuerda que es posible que no sea necesario todo el personal que trabaja en la actualidad. En ese caso, se puede optar por el teletrabajo o aislarlo en su domicilio de forma preventiva.
- Identifica el mínimo personal crítico necesario y organiza su disponibilidad en función de necesidades: identifica qué grupos de empleados y cuántas personas como mínimo tienen que estar disponibles (en especial aquellas más críticas) y operativas en cualquier caso para realizar las actividades críticas, y según tus previsiones de venta para las próximas semanas (hay departamentos que, si no están operativos durante semanas, no pasa nada y no afecta al futuro de la empresa). No te olvides de las funciones de soporte en departamentos como informática, logística… Realiza un seguimiento a diario de la disponibilidad de todo el personal interno y externo. Si pones en marcha el trabajo desde casa, prioriza los recursos de conectividad para los empleados más críticos. El resto puede incluso permanecer en casa y solo conectarse cuando hay disponibilidad o en función de necesidades.
Identifica las actividades esenciales de la empresa que tienen que seguir operativas a toda costa. Evalúa si su interrupción puede ser crítica
- Identifica los proveedores y suministros críticos: identifica los proveedores, suministros y servicios que tienen que estar operativos para tus actividades críticas. Identifica si hay alternativos, busca otros proveedores y asegúrate de que tienes compromisos de entrega en toda circunstancia. Realiza un seguimiento a diario de sus disponibilidad y entrega para detectar cualquiera incidencia. En cualquier caso, ten preparadas posibles alternativas o analiza cómo asumir posibles indisponibilidades dentro del tu negocio.
- Monitoriza el impacto a diario: asegúrate de tener un comité de crisis que haga un seguimiento de la situación de la empresa varias veces al día, contrastando diferentes fuentes. Este comité debe estar compuesto por representantes con el nivel de responsabilidad adecuado de los departamentos que participan en la producción, entrega y servicio a los clientes, además del departamento jurídico, comunicación, continuidad, seguridad, etc. Ellos deben tener el poder de decisión para asegurar la continuidad de las operaciones, informando a los órganos de gobierno de la empresa. Si no tienen la suficiente responsabilidad, no serán operativos.
- Asegura la relación con los clientes: sea honesto con sus clientes. Si tu empresa está afectada por el coronavirus (no puedes suministrar productos o servicios como está previsto o que algún empleado en contacto con ellos está contaminado), informa al cliente de manera ágil para que pueda tomar medidas para protegerse. Realiza un seguimiento para identificar a cualquier cliente que esté afectado por el coronavirus para limitar los contactos, de manera que no afecte negativamente a tu empresa.
- Gestiona adecuadamente la comunicación: organiza una comunicación interna regular hacia todos los empleados de tu empresa, informándolos de los planes y, si procede, al resto de partes interesadas o externas que se relacionen con tu actividad. Incluye las recomendaciones sanitarias e incidencias que ocurren en relación con el coronavirus, te lo agradecerán y se minimizaran riesgos y posibles contagios. Además, estate atento a las instrucciones de las administraciones públicas al respecto, mantén vías de comunicación en todo momento y por diferentes medios.
En esencia, aplica mucho sentido común y prevención en todo lo posible, siguiendo las recomendaciones sanitarias y el resto que puedan complementarlas, en pro de tu negocio, las personas y de la propia sociedad.
Estas recomendaciones están basadas en la experiencia de los miembros y profesionales de Continuam durante más de una década en gestión de crisis y continuidad de negocio, en pro de la cultura de resiliencia de la sociedad, sin olvidar que siempre hay que atender las instrucciones de las autoridades públicas en cada momento.
